Nama : Rina Ayuningtyas Putri
NPM : 16112389
Kelas : 4KA39
Matkul : Analisis Kinerja Sistem
Dosen : Maulana Malik Ibrahim
Jakarta
2015
ABSTRAK
IPDN sebagai lembaga pendidikan
diharapkan dapat mengikuti perkembangan teknologi informasi (TI) untukmembangun
sumber daya manusia yang berkualitas serta mensinergikan kekuatan sivitas
akademika IPDN. Berdasarkan IT blueprint IPDN tahun 2015 – 2019, IPDN belum
memisahkan antara tata kelola TI dari manajemen TI serta IPDN belum memiliki
tata kelola TI dan manajemen TI yang memadai, hal tersebut semakin ditunjukkan
nilai maturity level yang masih berada pada level 1-initial. Berdasarkan
permasalahan tersebut, kemudian dilakukan analisis risiko dan analisis
prioritas sehingga dilakukan perancangan manajemen terhadap dua proses dalam
ITIL Versi 3 service operation yaitu manajemen insiden dan manajemen masalah.
Hasil perancangan manajemen service operation ini adalah Standard
OperatingProcedure (SOP) untuk manajemen insiden dan manajemen masalah. Dengan
penelitian ini diharapkan dapat membantu IPDN dalam meningkatkan kapabilitas
layanannya serta meningkatkan maturity level setidaknya menjadi level
3-defined.
1.
Pendahuluan
Teknologi informasi (TI) saat ini sudah
menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi hampir semua organisasi perusahaan
karena dipercaya dapat membantu meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses
bisnis perusahaan, tak terkecuali perguruan tinggi [10]. Oleh karena itu,
pemanfaatan teknologi informasi pada bidang layanan administrasi akademik di
perguruan tinggi tentunya juga menjadi suatu kebutuhan, bukan hanya sekedar
prestise atau lifestyle manajemen pendidikan tinggi modern. IPDN sebagai
lembaga pendidikan diharapkan dapat mengikuti perkembangan teknologi informasi
(TI) guna menunjang proses tridharma
perguruan tinggi, dan membangun sumber daya manusia yang berkualitas serta
mensinergikan kekuatan sivitas akademika Institut Pemerintahan Dalam Negeri.
Namun, IPDN belum memiliki tata kelola dan manajemen TI yang memadai khususnya
yang terkait layanan TI dan dihadapkan juga pada permasalahan terbatasnya
sumber daya manusia bidang TI yang tidak sebanding dengan jumlah pengguna
layanan TI khususnya pada layanan akademik di IPDN. Sedangkan, penerapan TI
tentunya tidak lepas dari permasalahan yang timbul pada tahap
implementasi. Dalam penelitian ini,
fokus yang akan diambil yakni domain service operation, karena service operation
lebih berfokus pada mengelola aktivitas harian serta penggunaan infrastruktur
untuk penyampaian service [2]. Sehingga, untuk mencapai peningkatan kapabilitas
layanan, meminimalisasi insiden dan masalah yang dalam aktivitas harian layanan
akademik serta memastikan diperolehnya value bagi customer yakni sivitas
akademik IPDN, maka diperlukan sebuah rancangan manajemen service operation
pada layanan akademik Institut Pemerintahan Dalam Negeri (IPDN) dengan
menggunakan framework ITIL Versi 3.
2.
Landasan Teori
2.1
IT Service Management (ITSM)
IT Service Management adalah sebuah
kemampuan yang dimiliki oleh perusahaan untuk memberikan sebuah nilai (value)
kepada pelanggan dalam bentuk sebuah layanan (service) [5].
2.2
ITILVersi 3
Information Technology Infrastructure
Library (ITIL) Versi 3 adalah sebuah framework
yang paling diakui dalam pengelolaan sebuah layanan (IT Service
Management). ITIL Versi 3 memiliki lima domain yaitu service strategy, service
design, service transition, service operation dan continual sevice improvement.
Untuk domain service operation memiliki lima proses di dalamnya yaitu event
management, incident management, problem management, request fullfillment serta
access management [5]. ITIL ini memiliki berbagai macam manfaat ketika
diimplementasikan seperti menjamin kualitas dan standardisasi service, kepuasan
pelanggan, return on investment, kontrol kontribusi finansial serta beberapa
manfaat lainnya [4].
3.
Metodologi Penelitian
3.1
Model Konseptual
Model konseptual pada terbagi menjadi
tiga bagian yaitu input, proses, dan output. Diperlukan beberapa input untuk
merancang tata kelola service operation yaitu IT Blueprint, struktur organisasi
serta dokumen mengenai SIAKAD dan
pengelolaan layanan atau tata kelola dan manajemen TI. Dari beberapa input
tersebut dapat berguna dalam melakukan dua proses pada proses service operation
yaitu proses perancangan incident management dan problem management. Hasilnya
berupa dokumen SOP incident management dan SOP problem management.
3.2
Sistematika Penelitian
Tahap identifikasi dimulai dengan tahap
perumusan masalah dan kemudian dilanjutkan dengan tahap penentuan tujuan
penelitian yang dibatasi oleh batasan masalah. Lalu dilanjutkan dengan proses
pengumpulan data melalui wawancara, observasi dan kuesioner, studi pustaka ITIL
Service Operation, IT Blueprint , jurnal dan dokumen lainnya Tahap analisis dan perancangan, data dan
informasi yang didapatkan kemudian dianalisis dan menghasilkan sebuah analisis
kondisi saat ini dari layanan akademik / SIAKAD IPDN serta analisis tata kelola
diperoleh dari IT Blueprint, di IPDN sendiri belum memisahkan antara tata
kelola dan manajemen TI. Lalu, dilakukan analisis tingkat kematangan untuk
mengetahui kondisi lebih rinci terkait service management dilanjutkan dengan
analisis gap (kesenjangan) antara tingkat kematangan saat ini dengan tingkat
kematangan yang diharapkan, lalu dilakukan analisis risiko terkait service
operation kemudian dilakukan analisis prioritas. Dari analisis prioritas
didapatkan dua proses utama yang perlu dirancang yaitu perancangan incident
management dan perancangan problem management. Hasilnya berupa dokumen SOP
incident management, SOP problem management . Tahap Kesimpulan dan Saran,
merupakan tahap terakhir dalam aktivitas penelitian yang telah dilaksanakan.
Pada tahap ini, proses yang harus dilakukan adalah melakukan pembuatan
kesimpulan dan saran berdasarkan keseluruhan hasil penelitian yang telah
dilakukan.
4.
Pengumpulan Pengolahan dan Analisis Data
4.1
Analisis Kondisi Eksisting SIAKAD IPDN serta Tata Kelola dan Manajemen TI
Berdasarkan Literatur
Layanan akademik dalam hal ini Sistem
Informasi Akademik (SIAKAD IPDN) dikembangkan menjadi portal akademik,
merupakan sebuah sistem informasi yang berfungsi sebagai integrator
informasi akademik yang
ada di berbagai
unit akademik (program
studi/fakultas dan bagian-bagian terkait) sekaligus sebagai sarana komunikasi antar
sivitas akademika kampus.SIAKAD perlu
pengembangan lebih lanjut dalam hal implementasi di lapangan, pengembangan modul baru, integrasi dengan
sistem silabus, nilai dan kuliah online, bugs fixing, peningkatan user friendly, pemutakhiran
konten data dan integrasi dengan sistem
pendukung serta isu – isu keamanan. Berdasarkan data yang diperoleh dapat diketahui
bahwa secara umum kondisi tata kelola dan manajemen teknologi informasi masih
belum memadai, baik dari sisi pengambilan keputusan TI kritikal, struktur tata
kelola sampai pada program tata kelola. IPDN belum memisahkan tata kelola TI
dan manajemen TI secara jelas. IPDN telah menuyusun rencana program terkait
tata kelola (manajemen TI) yang dimana salah satu program yang direncanakan
terkait dengan proses pada ITIL service operation yaitu pembuatan standar,
prosedur dan panduan untuk incident management (manajemen insiden TI) dan
problem management (manajemen permasalahan TI) [3].
4.2 Analisis Tingkat Kematangan
Assessment maturity level atau penilaian
tingkat kematangan dilakukan untuk gambaran kondisi service management yang
lebih mendetil tentang kapasitas organisasi terkait service management secara
umum dan service operation secara khusus [6] [9]. Adapun tingkat pembobotan
terdiri atas lima level, mengambil PMF
atau Process Maturity Framework yang yang dijelaskan pada ITIL Service Design
edisi tahun 2011 [2]. Sehingga ketujuh penilaian yang telah dilakukan masing – masing
memiliki level kematangan sebagai seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.
Berdasarkan hasil kuesioner penilaian tingkat kematangan dapat diketahui bahwa
ketujuh penilaian yang dilakukan masih berada level 1-initial. Berdasarkan
kesepakatan dengan stakeholder dalam hal ini organisasi UPTIK diperoleh bahwa
UPTIK berharap maturity level dapat ditingkatkan menjadi level 3- defined.
4.3
Analisis Risiko Terkait Service Operation
Jenis risiko serta respon action
merujukdari penelitian tentang risk management model in ITIL pada tahun 2012
[7]. Risiko TI adalah kemungkinan terjadinya threat untuk mengeksploitasi
vulnerability yang ada pada aset (proses, data/informasi, infrastruktur,
aplikasi serta organisasi dan sumber daya manusia) dan menghasilkan dampak
negatif terhadap organisasi [8]. Sedangkan parameter untuk nilai kemungkinan
(likehood) terhadap munculnya suatu risiko didasarkan antara hubungan threat
(likehood of occurance) yang artinya kemungkinan terjadinya ancaman itu sendiri
dengan vulnerability (ease of exploitation) yang artinya kemudahan ancaman itu
terjadi dilihat dari dilaksanakan atau tidak kontrol atau aksi respon terhadap
risiko yang mungkin terjadi [1]. Hubungan antara threat dan vulnerability dapat
menentukan likehood value, kemudian likehood value akan dihubungkan dengan
nilai aset / dampak sehingga didapatkan nilai risiko. Aset yang dihitung ialah
aset yang terkait dengan layanan akademik serta pengelolaan layanan TI di IPDN.
Aset yang dinilai adalah aset yang terkait pengelolaan layanan TI dan layanan
akademik (Sistem Informasi Akademik IPDN), penilaian dampak aset juga dinilai
dari dampaknya terhadap core function atau supporting function di IPDN.
Pengelolaan layanan TI di IPDN merupakan supporting function tapi SIAKAD
merupakan sebuah aset yang terkait dengan core function IPDN sehingga nilai
asetnya besar [3]. Setelah assessment dilakukan diperoleh hasil analisis risiko
terkait service operation dapat dilihat pada Tabel 1.
Hasil yang menunjukkan risiko terkait
problem management lalu risiko yang terkait dengan incident management dan
event managemen tmerupakan risiko yang paling besar.
5. Perancangan
5.1
Perancangan Standard Operating Procedure (SOP) untuk manajemen insiden dan
manajemen masalah
Untuk melakukan perancangan Standard
Operating Procedure (SOP) terlebih dahulu dilakukan pengambilan informasi atau
penelaahan dokumen terkait tata kelola TI di IPDN seperti struktur organisasi
UPTIK serta studi literatur framework ITIL Versi 3 lalu melakukan studi jurnal
dan literatur lain yang berkaitan dengan pembuatan SOP. SOP ini kemudian akan
diverifikasi dan divalidasi oleh pihak UPTIK IPDN.
6.
Kesimpulan
Penelitian ini menghasilkan dan
mengusulkan dua Standard Operating Procedure (SOP) untuk manajemen insiden dan manajemen masalah. IPDN perlu
megimplementasikan semua rekomendasi yang diberikan untuk meningkatkan
kapabilitas layanandan target tingkat kematangan yakni level 3- defined dapat
terpenuhi.
DAFTAR
PUSTAKA
[1]BSI.2008.BS ISO/IEC 27005-2008. [2]
HM Government.2011.ITIL ® Service Design 2011 Edition. United Kingdom:TSO. [3]
IT Blueprint IPDN Tahun 2015 – 2019. [4] Marrone, M., & Kolbe, L.M .2010.
ITIL and The Creation Of Benefits: An Empirical Study On Benefits, Challenges
And Processes.Journal 18th European Conference on Information Systems. [5] Office of Government.,2007.Introduction
to ITIL Service Lifecycle. United Kingdom:TSO. [6] Radmanesh,S., Nakhaei, S.,
Nabhani., P.2015.The Evaluation of Effective Elements in InformationTechnology
Service Operation Based on ITIL Framework (Case Study: South Pars Gas Complex).
Joint International Conference of Management, Knowledge and Learning
(MakeLearn) and Technology, Innovation and Industrial Management (TIIM). [7]
Real-Vilarinho,Sarah.2012.Risk Management Model in ITIL.Dissertation,Degree of
Master of Information Systems and Computer Engineering, Universidade Téchnica
De Lisboa. [8]
Referensi:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar